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安徽工业大学教育发展基金会档案管理制度(试行)

发布时间: 2015-05-16  


第一条  为了加强安徽工业大学教育发展基金会(以下简称基金会)的档案管理,充分发挥档案资料的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《会计档案管理办法》、《基金会管理条例》和《安徽工业大学教育发展基金会章程》等文件精神,参照《安徽工业大学档案管理办法》,结合基金会的实际,制定本制度。


第二条  基金会设立秘书处办公室,负责文书档案资料(含捐赠项目档案)的管理;设立秘书处财务管理部,负责会计档案的管理。


第三条  基金会指定专人负责档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等档案管理工作。短期保存资料及利用率高的资料保存在相关部门的指定地点,有序存放,方便查找,严防毁损、散失和泄密。


第四条  基金会的文书档案按自然年度归档;项目档案在项目验收合格后3个月内归档;会计档案按会计年度终了后归档。


第二章  归档范围及保管期限


第五条  文书档案的归档范围包括:上级机关印发、基金会制发或工作中形成的,具有查考价值的各种文件材料。


第六条  文书档案的归档范围及保管期限具体包括:


1、相关部门发来的与基金会有关的决定、条例、规定、批复、转发(含原件)等文件材料,保存期限永久;


2、基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表,保存期限永久或长期;


3、重要会议材料,包括会议通知、报告、决议、总结、会议简报、会议记录,领导讲话材料,保存期限永久或长期;


4、规定、制度、办法、通报等,保存期限永久;


5、预决算、统计报表,保存期限永久;


6、基金会的历史沿革、大事记及反映基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等,保存期限永久;


7、其他有保存价值的文件材料,保存期限永久或长期。


第七条   项目档案的归档范围及保管期限具体包括:


1、捐赠单位及个人与基金会签订的捐赠合同、协议书、意向书等,保存期限长期。


2、捐赠项目申报审批材料、项目建设材料、项目验收材、项目评估材料,保存期限永久或长期。


第八条  会计档案的归档范围及保管期限,参照《安徽工业大学会计档案管理办法》执行。


第三章  立卷要求


第九条  立卷的原则:遵循文件材料的形成规律,保持其有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。


第十条  文书档案:卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。以问题为主,兼顾其他特征进行组卷,每卷不超过200页(100张);卷内文件材料按文号顺序、重要程度或时间顺序排列。


第十一条  会计档案:会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册;会计账簿类按年度装订成册;财务报告类、其他类按年度归类成册。


第十二条  项目档案:按照单一项目组卷造册。


第十三条  案卷装订:卷内文件材料去掉金属物,对破坏的文件材料必须修复,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,做到整齐、牢固、便于保管和利用。


第四章  保管利用、移交和销毁


第十四条  档案保管须做到防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作。


第十五条  档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要,会计档案、项目档案须经秘书长批准,文书档案须经办公室主任批准,方可查阅。


第十六条  档案利用须经基金会档案管理人员陪同。查阅、摘抄、复印人员应当做到:


1、严格遵守保密纪律;


2、不得擅自向他人传播档案内容;


3、不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。


第十七条  查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。


第十八条  每年3月底整理造册,将长期和永久保存的档案资料移交安徽工业大学综合档案室。档案移交须填写《安徽工业大学教育发展基金会档案移交目录》。


第十九条  基金会会同安徽工业大学财务处、审计处、综合档案室提出销毁意见,编制档案销毁清册,经理事会批准,派专人监销,履行销毁手续。

第二十条  本办法由基金会秘书处负责解释,自印发之日起执行。






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